Archivo y Control de Gestión

Abstract

Entre los servicios que proporciona la oficina está el de información del archivo que es un factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas. La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de ser manejados ordenadamente en los archivos, con la finalidad de administrar la información. Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen la marcha institucional puesto que el no conceder la debida importancia a este género de trabajos y la falta de preparación del personal respectivo, imposibilitan la correcta o eficiente resolución de los asuntos. Los archivos ocupan, en un concepto actual, un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significa historia de la institución; la información de sus éxitos y fracasos, las circunstancias y condiciones en que se desarrollaron las operaciones, proporciona, como medio de análisis, el establecimiento de comparaciones y permitirá tomar acertadas decisiones en el futuro. Así, la documentación de los archivos, en su aspecto informativo, tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora. Los diversos sistemas de archivar que se han implantado en las oficinas –prácticos, racionales o de bondad indiscutible- requieren, sin excepción, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados, para resolver acertadamente, los complicados e ignorados problemas de la administración de los archivos, representada por un cúmulo de documentos que deben formar un todo orgánico compuesto de miles y miles de piezas en que se refleja toda la vida de una institución. Esto permite asegurar que el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana. De lo anteriormente expuesto se desprende que la finalidad del estudio sobre archivo y control de gestión es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.