Archivo y Control de Gestión - Ramírez Barrera, Armando (My University, 2002)
Entre los servicios que proporciona la oficina está el de información del archivo que es un factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas. La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de ser manejados ordenadamente en los archivos, con la finalidad de administrar la información. Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen la marcha institucional puesto que el no conceder la debida importancia a este género de trabajos y la falta de preparación del personal respectivo, imposibilitan la correcta o eficiente resolución de los asuntos. Los archivos ocupan, en un concepto actual, un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significa historia de la institución; la información de sus éxitos y fracasos, las circunstancias y condiciones en que se desarrollaron las operaciones, proporciona, como medio de análisis, el establecimiento de comparaciones y permitirá tomar acertadas decisiones en el futuro. Así, la documentación de los archivos, en su aspecto informativo, tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora. Los diversos sistemas de archivar que se han implantado en las oficinas –prácticos, racionales o de bondad indiscutible- requieren, sin excepción, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados, para resolver acertadamente, los complicados e ignorados problemas de la administración de los archivos, representada por un cúmulo de documentos que deben formar un todo orgánico compuesto de miles y miles de piezas en que se refleja toda la vida de una institución. Esto permite asegurar que el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana. De lo anteriormente expuesto se desprende que la finalidad del estudio sobre archivo y control de gestión es la adquisición de los conocimientos sobre ella misma y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.
Keywords: Archivo y control de gestión; Correspondencia, mobiliario, equipo, personal de los archivos, documentación, archivo numérico, archivo alfabético, archivo geográfico, archivo por asuntos, archivo cronológico, sistemas indirectos de archivo, sistema unitérmino, archivos centrales, archivos locales, archivos por asuntos, archivos por su destino